Відповідно до звіту Foundry “State of the CIO 2023”, цього року ІТ-лідери приділяють першорядну увагу контролю витрат та управлінню витратами. Але не тільки ІТ-директори прагнуть економії за рахунок підвищення ефективності: оскільки витрати продовжують зростати, це стало ключовим пріоритетом для всіх осіб, які приймають рішення в різних сферах бізнесу. .
У всьому світі компанії стикаються з різким зростанням інфляції, підвищенням відсоткових ставок та збільшенням вартості енергоносіїв. Ці чинники змушують компанії адаптуватися та продовжувати розвиватися, незважаючи на цей період потрясінь та змін.
Бюджети урізаються. Ключовий пріоритет керівників на 2023 рік та наступні роки – витрачати лише те, що необхідно. За витратами на технології стежать ретельніше, і все більшого значення набуває чітке розуміння вартості, використання та ціни оновлення програмного забезпечення: за що платиться, як воно використовується і яке зростання цін очікується при оновленні.
Завдяки високій рентабельності інвестицій при автоматизації процесів та робочих процесів, електронне підписання договорів або цифрові угоди – це одна з областей, у яку компанії продовжують вкладати кошти.
Як цифрові угоди скорочують витрати
Перш ніж перейти до розгляду того, як цифрові угоди допомагають скоротити витрати, давайте розберемося, що ми розуміємо під цифровими угодами та процесами управління договорами. Цифрова угода або електронний договір укладаються, обговорюються та виконуються в режимі онлайн. Цифрові угоди є частиною більшої екосистеми процесів та робочих процесів.
Як правило, ці робочі процеси та методи виконуються вручну і вимагають використання паперу, чорнила та штампів, а також таких дій, як друк, сканування, відправлення факсу, кур’єрське або поштове пересилання. Оцифрування та автоматизація ручних процесів скорочує витрати та економить час.
Організації часто не звертають уваги на ці витрати, але, якщо масштабувати їх на всі угоди, вони можуть легко досягти сотень тисяч і навіть мільйонів доларів, залежно від розміру підприємства. Угоди – це основа ведення бізнесу і є скрізь, від бек-офісу до фронт-офісу, незалежно від розміру підприємства та галузі.
Оцифровуючи угоди та процеси, пов’язані з ними, організації не лише значно скорочують витрати, а й підвищують ефективність. Наприклад, одна з найбільших у світі логістичних компаній впровадила електронні підписи OneSpan Sign у своїх відділах кадрів у кількох країнах для найму та оформлення тимчасових працівників.
Завдяки відмові від паперових документів та ручного підписання вони щороку заощаджують понад 900 000 доларів. Вони також прискорили процес найму на 85% – і це лише один приклад використання в одному відділі. Якщо помножити це кількість прикладів використання в організації, то економія може бути величезною.
Електронний підпис – це лише початок
Електронний підпис, як правило, є першим кроком компанії в оцифровці процесів узгодження, але це лише початок. Крім оцифрування підписів, автоматизація інших процесів, таких як зберігання документів, може ще більше скоротити витрати.
Ці процеси все ще виконуються вручну або напівавтоматично, що коштує бізнесу грошей, часу та ресурсів. Оцифрувавши угоди та пов’язані з ними процеси, організації не лише значно скоротять витрати, а й отримають такі переваги:
- Більш ефективне використання часу та ресурсів, вивільнення часу для стратегічних ініціатив
- Прозорість угод та підвищена відповідність вимогам завдяки цифровим аудиторським записам та можливості застосування бізнес-правил
- Покращений досвід для всіх зацікавлених сторін, включаючи клієнтів, співробітників та партнерів.
При правильному підході оцифрування дає можливість поліпшити досвід користувача. Вона також дозволяє збирати дані для подальшого покращення досвіду в майбутньому, підвищуючи безпеку та знижуючи рівень шахрайства.
Цифрові угоди з OneSpan
OneSpan пропонує набір рішень, які допомагають організаціям перевести процеси укладання угод у цифровий формат, не обмежуючись електронним підписом. Більшість клієнтів починають з OneSpan Sign рішення для електронного підпису. Це інтуїтивно зрозуміле програмне забезпечення володіє широким набором функцій та підвищеною безпекою, що дозволяє максимально підвищити рівень внутрішньої та зовнішньої підтримки та запобігти марним інвестиціям у технології.
Перехід на OneSpan Sign дозволив декільком клієнтам значно збільшити кількість заповнень онлайн. В одній великій страховій компанії кількість заповнених документів збільшилася на 23% у перші 30 днів після переходу з попереднього рішення для електронного підпису на OneSpan Sign.
Унікальна модель ціноутворення для подальшого зниження витрат
Часто моделі ціноутворення мають штрафний характер. Клієнти повинні вгадати, скільки транзакцій чи пакетів вони споживатимуть щомісяця чи щорічно. Якщо вони споживають менше, ніж передбачалося, то зазнають збитків.
Так само, якщо вони споживають більше, ніж передбачалося, то в результаті платять за перевитрату. Дізнатися точну кількість транзакцій можна, тільки спрогнозувавши їх. OneSpan пропонує більш гнучку модель ціноутворення, допомагаючи клієнтам досягати бізнес-результатів без надмірного придбання та недостатнього споживання ліцензій та транзакцій, що усуває непередбачуваність, зазвичай пов’язану з ціноутворенням за підпис або транзакцію в конверті, забезпечуючи універсальність та усуваючи складності ліцензування для кінцевих користувачів.
OneSpan – перший у галузі постачальник хмарної платформи для укладання цифрових угод, яка дозволяє досягти реального ефекту масштабу, передати клієнтам економію витрат та забезпечити найбільш вигідне співвідношення ціни та якості порівняно з традиційними постачальниками рішень для електронного підпису.
Ціноутворення та економія витрат є одними з основних причин, через які організації переходять на OneSpan Sign. Тому не дивно, що велика компанія з роздрібного продажу електроенергії заощадила 75% витрат при переході на OneSpan Sign від традиційного постачальника підписів.
Крім цін, однією з причин, через яку компанії обирають OneSpan, є пропоноване обслуговування на вищому рівні, т.з.”white-glove treatment”. Ціль OneSpan – працювати зі своїми клієнтами, щоб забезпечити їх успіх і, таким чином, сприяти довгостроковому партнерству.
“Однією з головних факторів, чому я вирішив вибрати OneSpan, була їхня готовність працювати з нами, увага, яку ми отримували, і можливість ставити запитання та отримувати точні та правдиві відповіді, які показували, що вони розуміють, що ми намагаємося зробити.”
Кен Лонг
Керівник відділу технологій для споживчих продажів
Додаткова рентабельність інвестицій завдяки електронним підписам та цифровим угодам
Використання електронних підписів та цифрових угод підвищує рентабельність інвестицій, задовольняючи бажання сучасних споживачів у швидких та зручних операціях, що підвищують рівень задоволеності. Перехід на цифрові технології сприяє покращенню взаємодії з клієнтами, підвищує продуктивність, безпеку та забезпечує відповідність нормативним вимогам. Такі багатогранні переваги наголошують на необхідності інтеграції цифрових угод у сучасне бізнес-середовище.
Забезпечте найкращий клієнтський досвід
Очікування клієнтів змінюються. Люди хочуть, щоб все було доступно швидко, у зручний для них час, у зручному для них каналі та на зручному для них пристрої. Компанії можуть підвищити задоволеність клієнтів, забезпечивши швидке та ефективне обслуговування. За цим будуть більш високі показники NPS. Створення простого та зручного цифрового досвіду – ключовий момент.
Наприклад, коли кептивна компанія з автофінансування впровадила електронні підписи для автоматизації роздрібних договорів розстрочки у своїх дилерських центрах, вона позбавилася ручної роботи, такої як відкривання конвертів та повторне введення даних. Оскільки ручної обробки більше немає, дилери одержують фінансування того ж дня, а рівень задоволеності дилерів з тих пір зріс більш ніж на 50%.
Підвищення продуктивності
Все частіше люди працюють зі своїх смартфонів, планшетів та інших пристроїв. Доступ до електронних підписів на мобільних пристроях робить підписання простішим та зручнішим, ніж на настільних комп’ютерах або ноутбуках. Співробітники також зазначають, що мобільний електронний підпис допомагає їм встигати зробити більше за менший час.
Зміцнення безпеки та зниження ризиків
Цифрові журнали аудиту відіграють найважливішу роль у зниженні ризиків, пов’язаних з дотриманням нормативних вимог. Вони забезпечують повний та прозорий запис усіх дій та взаємодій у рамках цифрового процесу чи системи. Завдяки фіксації та документуванню кожного етапу процесу, включаючи дії користувачів та будь-які внесені зміни, цифрові журнали аудиту дозволяють організаціям продемонструвати відповідність нормативним вимогам.
Крім того, впровадження робочих процесів та бізнес-правил, які гарантують, що контракти не будуть відправлені на обробку, якщо в них відсутні підписи або дані, підвищує ефективність та значно скорочує обсяг ручного доопрацювання.
Зрештою, електронні підписи з білою етикеткою знижують вразливість до фішингових атак завдяки індивідуальному брендингу та дизайну в рамках всього цифрового робочого процесу. Завдяки білому маркуванню процесу підписання договорів шахраям складніше підробити офіційні повідомлення. Це додає додатковий рівень захисту від атак фішингу та допомагає захистити конфіденційну інформацію.
Оптимізуйте управління договорами за допомогою електронного підпису та оцифрування
Використання рішення для електронного підпису необхідне для оптимізації витрат та впорядкування процесів. Оцінюйте можливості всього бізнесу, а не обмежуйтесь одним підрозділом чи відділом. Якщо ви вже використовуєте рішення для електронного підпису, періодично переглядайте його відповідність вашим вимогам та забезпечте найкращу ціну.
Вивчивши поточні рамки угоди, ви можете знайти значні можливості для економії. Вживайте цих заходів, і шлях до підвищення ефективності та економії коштів у вашій організації буде відкрито.
Джерело: Driving Cost Optimization Through Electronic Contract Signing
