Согласно отчету Foundry «State of the CIO 2023», в этом году ИТ-лидеры уделяют первостепенное внимание контролю затрат и управлению расходами. Но не только ИТ-директора стремятся к экономии за счет повышения эффективности: поскольку затраты продолжают расти, это стало ключевым приоритетом для всех лиц, принимающих решения в различных сферах бизнеса.
Во всем мире компании сталкиваются с резким ростом инфляции, повышением процентных ставок и увеличением стоимости энергоносителей. Эти факторы заставляют компании адаптироваться и продолжать развиваться, несмотря на этот период потрясений и перемен.
Бюджеты ужесточаются. Ключевой приоритет руководителей на 2023 год и последующие годы – тратить только то, что необходимо. За расходами на технологии следят более тщательно, и все большее значение приобретает четкое понимание стоимости, использования и цены обновления программного обеспечения: за что платится, как оно используется и какой рост цен ожидается при обновлении.
Благодаря высокой рентабельности инвестиций при автоматизации процессов и рабочих процессов, электронное подписание договоров или цифровые соглашения – это одна из областей, в которую компании продолжают вкладывать средства.
Как цифровые соглашения сокращают расходы
Прежде чем перейти к рассмотрению того, как цифровые соглашения помогают сократить расходы, давайте разберемся, что мы понимаем под цифровыми соглашениями и процессами управления договорами. Цифровое соглашение или электронный договор составляется, обсуждается и исполняется в режиме онлайн. Цифровые соглашения являются частью более крупной экосистемы процессов и рабочих процессов.
Как правило, эти рабочие процессы и методы выполняются вручную и требуют использования бумаги, чернил и штампов, а также таких действий, как печать, сканирование, отправка факса, курьерская или почтовая пересылка. Оцифровка и автоматизация ручных процессов сокращает расходы и экономит время.
Организации часто не обращают внимания на эти расходы, но если масштабировать их на все соглашения, они могут легко достичь сотен тысяч и даже миллионов долларов, в зависимости от размера предприятия. Соглашения – это основа ведения бизнеса, и они есть везде, от бэк-офиса до фронт-офиса, независимо от размера предприятия и отрасли.
Оцифровывая соглашения и процессы, связанные с ними, организации не только значительно сокращают расходы, но и повышают эффективность. Например, одна из крупнейших в мире логистических компаний внедрила электронные подписи OneSpan Sign в своих отделах кадров в нескольких странах для найма и оформления временных работников.
Благодаря отказу от бумажных документов и ручного подписания они ежегодно экономят более 900 000 долларов. Они также ускорили процесс найма на 85 % – и это только один пример использования в одном отделе. Если умножить это на количество примеров использования в организации, то экономия может быть огромной.
Электронная подпись – это только начало
Электронная подпись, как правило, является первым шагом компании в оцифровке процессов согласования, но это только начало. Помимо оцифровки подписей, автоматизация других процессов, таких как хранение документов, может еще больше сократить расходы.
Эти процессы все еще выполняются вручную или полуавтоматически, что стоит бизнесу денег, времени и ресурсов. Оцифровав соглашения и связанные с ними процессы, организации не только значительно сократят расходы, но и получат следующие преимущества:
- Более эффективное использование времени и ресурсов, высвобождение времени для стратегических инициатив.
- Прозрачность соглашений и повышенное соответствие требованиям благодаря цифровым аудиторским записям и возможности применения бизнес-правил.
- Улучшенный опыт для всех заинтересованных сторон, включая клиентов, сотрудников и партнеров.
При правильном подходе оцифровка дает возможность улучшить пользовательский опыт. Она также позволяет собирать данные для дальнейшего улучшения опыта в будущем, повышая безопасность и снижая уровень мошенничества.
Цифровые соглашения с OneSpan
OneSpan предлагает набор решений, помогающих организациям перевести процессы заключения соглашений в цифровой формат, не ограничиваясь электронной подписью. Большинство клиентов начинают с OneSpan Sign, решения для электронной подписи. Это интуитивно понятное программное обеспечение обладает широким набором функций и повышенной безопасностью, что позволяет максимально повысить уровень внутренней и внешней поддержки и предотвратить напрасные инвестиции в технологии.
Переход на OneSpan Sign позволил нескольким клиентам значительно увеличить количество заполнений в режиме онлайн. В одной крупной страховой компании количество заполненных документов увеличилось на 23% в первые 30 дней после перехода с предыдущего решения для электронной подписи на OneSpan Sign.
Уникальная модель ценообразования для дальнейшего снижения затрат
Часто модели ценообразования носят штрафной характер. Клиенты должны угадать, сколько транзакций или пакетов они будут потреблять ежемесячно или ежегодно. Если они потребляют меньше, чем предполагалось, то терпят убытки.
В равной степени, если они потребляют больше, чем предполагалось, то в итоге платят за перерасход. Узнать точное количество транзакций можно, только спрогнозировав их. OneSpan предлагает более гибкую модель ценообразования, помогая клиентам добиваться бизнес-результатов без чрезмерного приобретения и недостаточного потребления лицензий и транзакций, что устраняет непредсказуемость, обычно связанную с ценообразованием за подпись или за транзакцию в конверте, обеспечивая универсальность и устраняя сложности лицензирования для конечных пользователей.
OneSpan – первый в отрасли поставщик облачной платформы для заключения цифровых соглашений, которая позволяет достичь реального эффекта масштаба, передать клиентам экономию затрат и обеспечить наиболее выгодное соотношение цены и качества по сравнению с традиционными поставщиками решений для электронной подписи.
Ценообразование и экономия затрат являются одними из основных причин, по которым организации переходят на OneSpan Sign. Поэтому неудивительно, что крупная компания по розничной продаже электроэнергии сэкономила 75% затрат при переходе на OneSpan Sign от традиционного поставщика электронных подписей.
Помимо цен, одной из причин, по которой компании выбирают OneSpan, является предлагаемое обслуживание на высшем уровне, т. н. «white-glove treatment». Цель OneSpan – работать со своими клиентами, чтобы обеспечить их успех и, таким образом, способствовать долгосрочному партнерству.
«Одним из главных факторов, почему я решил выбрать OneSpan, была их готовность работать с нами, внимание, которое мы получали, и возможность задавать вопросы и получать точные и правдивые ответы, которые показывали, что они понимают, что мы пытаемся сделать.»
Кен Лонг
Руководитель отдела технологий для потребительских продаж
Дополнительная рентабельность инвестиций благодаря электронным подписям и цифровым соглашениям
Использование электронных подписей и цифровых соглашений повышает рентабельность инвестиций, удовлетворяя желания современных потребителей в быстрых и удобных операциях, повышающих уровень удовлетворенности. Переход на цифровые технологии способствует улучшению взаимодействия с клиентами, повышает производительность, безопасность и обеспечивает соответствие нормативным требованиям. Такие многогранные преимущества подчеркивают необходимость интеграции цифровых соглашений в современную бизнес-среду.
Обеспечьте лучший клиентский опыт
Ожидания клиентов меняются. Люди хотят, чтобы все было доступно быстро, в удобное для них время, в удобном для них канале и на удобном для них устройстве. Компании могут повысить удовлетворенность клиентов, обеспечив быстрое и эффективное обслуживание. За этим последуют более высокие показатели NPS. Создание простого и удобного цифрового опыта – ключевой момент.
Например, когда кэптивная компания по автофинансированию внедрила электронные подписи для автоматизации розничных договоров рассрочки в своих дилерских центрах, она избавилась от ручной работы, такой как вскрытие конвертов и повторное введение данных. Поскольку ручной обработки больше нет, дилеры получают финансирование в тот же день, а уровень удовлетворенности дилеров с тех пор вырос более чем на 50 %.
Повышение производительности
Все чаще люди работают со своих смартфонов, планшетов и других устройств. Доступ к электронным подписям на мобильных устройствах делает подписание проще и удобнее, чем на настольных компьютерах или ноутбуках. Сотрудники также отмечают, что мобильная электронная подпись помогает им успевать сделать больше за меньшее время.
Укрепление безопасности и снижение рисков
Цифровые журналы аудита играют важнейшую роль в снижении рисков, связанных с соблюдением нормативных требований. Они обеспечивают полную и прозрачную запись всех действий и взаимодействий в рамках цифрового процесса или системы. Благодаря фиксации и документированию каждого этапа процесса, включая действия пользователей и любые внесенные изменения, цифровые журналы аудита позволяют организациям продемонстрировать соответствие нормативным требованиям.
Кроме того, внедрение рабочих процессов и бизнес-правил, гарантирующих, что контракты не будут отправлены на обработку, если в них отсутствуют подписи или данные, повышает эффективность и значительно сокращает объем ручной доработки.
Наконец, электронные подписи с белой этикеткой снижают уязвимость к фишинговым атакам благодаря индивидуальному брендингу и дизайну в рамках всего цифрового рабочего процесса. Благодаря белой маркировке процесса подписания договоров мошенникам сложнее подделать официальные сообщения. Это добавляет дополнительный уровень защиты от фишинговых атак и помогает защитить конфиденциальную информацию.
Оптимизируйте управление договорами с помощью электронной подписи и оцифровки
Внедрение решения для электронной подписи необходимо для оптимизации затрат и упорядочивания процессов. Оценивайте возможности всего бизнеса, а не ограничивайтесь одним подразделением или отделом. Если вы уже используете решение для электронной подписи, периодически пересматривайте его соответствие вашим требованиям и обеспечьте наилучшую цену.
Изучив текущие рамки соглашения, вы можете обнаружить значительные возможности для экономии. Примите эти меры, и путь к повышению эффективности и экономии средств в вашей организации будет открыт.
Источник: Driving Cost Optimization Through Electronic Contract Signing
