Microsoft Teams стала краеугольным камнем современной коммуникации и совместной работы на рабочем месте: в 2024 году число ее пользователей превысит 320 миллионов. Это приложение по умолчанию для всего: от виртуальных совещаний и голосовой почты до обмена файлами и управления календарем. С ростом его использования управление соответствием требованиям в рамках платформы становится критически важным. Вот основные причины этого:
- Нормативные требования: Такие отрасли, как финансы, здравоохранение и юридические услуги, должны соответствовать таким нормативным требованиям, как DORA, GDPR, HIPAA и FINRA. Обеспечение соответствия коммуникаций Microsoft Teams этим нормам помогает организациям избежать значительных штрафов и юридических проблем.
- Безопасность и конфиденциальность данных: Microsoft Teams способствует обмену информацией, которая может быть конфиденциальной по своей природе, что требует политики безопасности и защиты для обеспечения безопасности и соответствия требованиям. Эффективное управление данными и коммуникациями обеспечивает безопасность и конфиденциальность данных, защищая от утечек и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.
- Судебные процессы и eDiscovery: При решении юридических вопросов решающее значение имеет возможность быстрого поиска нужных сообщений. Управление соответствием нормативным требованиям обеспечивает архивирование и легкий доступ к сообщениям для eDiscovery, что сокращает время и расходы на судебные разбирательства.
- Управление рисками: Мониторинг коммуникаций помогает выявлять и снижать риски, связанные с неуместными или несанкционированными коммуникациями, такими как домогательства или инсайдерская торговля. Такой проактивный подход защищает репутацию организации и предотвращает дорогостоящие инциденты.
- Непрерывность бизнеса: Хорошо управляемая стратегия соблюдения нормативных требований обеспечивает сохранность и доступность критически важной информации во время сбоев, поддерживая непрерывность бизнеса и сводя к минимуму перерывы в работе.
5 лучших практик управления соблюдением требований к коммуникациям в Microsoft Teams
1. Определение, документирование, внедрение политик
Разработайте четкие политики соответствия, которые соответствуют отраслевым нормам и требованиям организации. Задокументируйте эти политики и обеспечьте их доступность для всех сотрудников. Политики должны охватывать вопросы хранения данных, допустимого использования, мониторинга и отчетности. Настройте политики хранения данных с помощью инструментов Microsoft Teams, чтобы сохранять сообщения в соответствии с требованиями законодательства. Регулярно пересматривайте и обновляйте эти политики, чтобы оставаться в соответствии с меняющимися нормами. Veritas Alta™ Information Governance помогает организациям определять и документировать комплексные политики соблюдения нормативных требований и использовать преимущества усовершенствованного механизма классификации и маркировки на основе искусственного интеллекта для автоматического соблюдения нормативных требований. Это решение позволяет централизованно управлять политиками хранения информации, обеспечивая их последовательное применение в Microsoft Teams и других платформах.
2. Расширение возможностей соблюдения нормативных требований в Microsoft 365
Microsoft 365 предоставляет базовые функции соответствия нормативным требованиям через Microsoft Purview, такие как eDiscovery, аудит и предотвращение потери данных (DLP) для мониторинга, управления и защиты коммуникаций в Microsoft Teams. Платформа Veritas Alta™ eDiscovery Platform расширяет возможности Microsoft 365 в области электронного обнаружения, предоставляя расширенные функции поиска, удержания и экспорта. Она упрощает процесс выявления и поиска нужных сообщений, повышая эффективность юридических и нормативных расследований. Veritas Alta™ eDiscovery также позволяет идентифицировать и классифицировать эмодзи в среде Microsoft Teams, обеспечивая возможности гранулированного поиска эмодзи в процессе eDiscovery.
3. Обучение сотрудников
Регулярно обучайте сотрудников политике соблюдения требований и передовым методам ответственного использования Microsoft Teams. Обучение должно включать распознавание подозрительных или неуместных сообщений и информирование о них. Veritas Data Insight предоставляет ценные сведения о поведении пользователей и моделях использования данных. Эти сведения можно использовать для разработки программ обучения сотрудников, уделяя особое внимание тем областям, где риски соблюдения нормативных требований наиболее значительны. Data Insight помогает организациям понять, как осуществляется доступ к данным и их совместному использованию, способствуя улучшению практики соблюдения нормативных требований.
4. Мониторинг коммуникаций
Используйте инструменты мониторинга для контроля коммуникаций в Microsoft Teams. Внедрите автоматический мониторинг на предмет определенных ключевых слов или фраз, указывающих на несоответствие требованиям или потенциальные риски, и регулярно проводите аудит журналов коммуникаций. Veritas Alta™ Surveillance предлагает мощные инструменты для мониторинга коммуникаций в Microsoft Teams. Оно обеспечивает автоматизированный мониторинг на основе искусственного интеллекта в режиме реального времени на предмет соответствия заданным политикам, позволяя организациям обнаруживать и устранять проблемы в упреждающем режиме. Это решение включает такие функции, как обнаружение ключевых слов и контекстный анализ, обеспечивая всесторонний контроль за коммуникациями в MS Teams.
5. Проводите регулярные аудиты
Проводите периодические аудиты для проверки эффективности политик соответствия и выявления пробелов или областей, требующих улучшения. В ходе аудита следует оценивать параметры хранения данных, процессы мониторинга и соблюдение сотрудниками политик. Veritas Data Insight помогает организациям проводить тщательный аудит соблюдения нормативных требований. Это решение предоставляет подробные отчеты и сведения об эффективности политик соответствия, выявляя потенциальные пробелы и области для улучшения. Используя этот инструмент, организации могут обеспечить постоянное соответствие нормативным требованиям и готовность к изменениям в законодательстве.
Управление соблюдением требований к коммуникациям в Microsoft Teams имеет решающее значение для обеспечения соответствия нормативным требованиям, безопасности данных и управления рисками. Благодаря внедрению передовых методов и использованию портфеля решений Veritas Data Compliance and Governance организации могут создать надежную стратегию обеспечения соответствия. Эти меры защищают организацию от юридических и финансовых последствий и способствуют созданию безопасной и эффективной коммуникационной среды.
Источник: Why Managing Microsoft Teams Communications Compliance is Essential
